Contract Administrative Assistant (m/w/d)

Transforming Expertise und Connecting People! Mit Kreativität und innovativen Ideen haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Digitalisierung im Bereich der klinischen Forschung zielstrebig voranzutreiben und zu etablieren. Als Contract Research Organisation (CRO) der klinischen Forschung führen wir seit 1997 weltweit erfolgreich klinische Studien der Phase I bis Phase IV durch, deren Ziel es ist die Wirksamkeit und Verträglichkeit pharmazeutischer Produkte zu untersuchen. Dabei vereinen wir unsere langjährige Fachexpertise in der klinischen Forschung mit unserer Passion für den Einsatz digitaler Tools, welche auf unserem eigenen Campus entwickelt werden. Mit unseren motivierten Teams in Deutschland, Europa und den USA ermöglichen wir unseren Kunden aus der Pharma Branche eine transparente und effiziente Studiendurchführung. Gemeinsam mit unserem dynamischen und schnell wachsenden Team sind wir dabei uns als digitaler Frontrunner und Weltmarktführer mit dem Schwerpunkt Dermatologie zu positionieren.

Vor diesem Hintergrund suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt nach einem engagierten:

Als Contract Administrative Assistant unterstützen Sie die Verkaufsabteilung und die Abteilung für Projektmanagement administrativ bei allen vertraglichen Angelegenheiten mit Kunden und Partnern, sowie Vendoren. Sie helfen unserem Team bei der effektiven Durchsetzung von Verträgen, die mit Kunden, Verkäufern oder anderen Vertragspartnern abgeschlossen werden.

 

Ihre Aufgaben

  • Sie unterstützen bei der Ausarbeitung, Überprüfung und Verhandlung von Projektverträgen mit Kunden und Lieferanten in Zusammenarbeit mit dem Verkaufsteam und der Projektleitung
  • Unterstützung des Teams während des Vertragsabschlusses
  • Pflege der Vertragsvorlagen und Vertragslisten/Verfolgung im CRM-System
  • Annahme und Weiterverfolgung der gesamten Vertragskorrespondenz und Gewährleistung einer transparenten Kommunikation intern sowie extern
  • Verwaltung des Vertragsprozesses und der Zeitplanung; Verfolgung von action items und Gewährleistung, dass diese korrekt und pünktlich abgeschlossen werden
  • Koordinieren des Unterschriftenprozesses, um einen rechtzeitigen Vertragsabschluss sicherzustellen
  • Sie stellen sicher, dass unterzeichnete Verträge und eventuelle Ergänzungen allen relevanten Parteien mitgeteilt werden
  • Ablage und Pflege eines organisierten Systems von physischen und digitalen Aufzeichnungen
  • Entwicklung von Ideen für Standards in bestehenden und neuen Verträgen

 

Ihre Qualifikationen

  • Kenntnisse von gängigen Büromanagementsystemen und -verfahren
  • Vertrautheit mit Buchhaltungsverfahren
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten (Deutsch & Englisch)
  • Gutes Auge für Details, mit der Fähigkeit, Fehler zu erkennen
  • Ausgezeichnetes Zeitmanagement und Organisationstalent, bei der gleichzeitigen Erledigung und Priorisierung mehrerer Aufgaben
  • Fähigkeit zur Arbeit mit unterschiedlichen Ebenen, einschließlich Management und externen Partnern
  • Gute MS Office Kenntnisse
  • Kenntnisse von CRM-Systemen (Salesforce) ebenso wie Kenntnisse der rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit Verträgen wünschenswert
  • Hohes Engagement bei der Arbeit in einem teamorientierten und dynamischen und globalen Umfeld

 

Your Opportunity: Be Part of a Great Story!

  • Eine Unternehmenskultur, die für Wertschätzung und kollegiales Miteinander steht
  • Freiraum für eigene Ideen und Verantwortung im Rahmen eines global agierenden Unternehmens
  • Strukturierte Einarbeitung, kontinuierliche Weiterbildungsangebote und individuelle Entwicklungsperspektiven
  • Attraktive Benefits und ein mehrfach ausgezeichnetes Arbeitsumfeld
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, eine Kultur der offenen Tür und eine lockere aber professionelle Arbeitsatmosphäre
  • Regelmäßige Teamevents und ein besonderes Augenmerk auf eine ausgewogene Work-Life-Balance

 

Sind Sie interessiert? 

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail, inklusive Ihrer Gehaltsvorstellungen und Angaben zum frühestmöglichen Starttermin:

Afra Dimetros
Director Human Resources

career@proinnovera.com

proinnovera GmbH
Clinical Research Organization

Wienburgstraße 207
48159 Münster, Germany

Tel. + 49 251 270 778-0